POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS DE LA EMPRESA QUIMICOS SAS.

 

 

Con el objetivo de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, hemos establecido en la empresa ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. una política de relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que se encuentran bajo el control de ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS

En la política de privacidad y tratamiento de datos personales encontraras los lineamientos bajo los cuales ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. realiza el tratamiento de los datos.

 

  1. Definiciones De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.  Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.  Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza intima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere autorización expresa  Dato semiprivado: Son datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general.  Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.  Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.  Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales La protección de datos personales en ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. estará sometida a los siguientes principios, con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales:
  2. a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos. b) Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento. c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la empresa estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener y conocer en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad. f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la obligación de ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS será de medio. g) Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS , será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado. h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y* mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

 

 

 

Deber de Información. ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo, informará sobre la existencia de las Bases de Datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

  1. Tratamiento de datos sensibles: Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 3.1 Autorización del titular: Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 3.2 Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

  1. Deberes de ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. como responsable del Tratamiento de Datos Personales. ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y

 

 

adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

  1. Derechos del Titular Los titulares de las bases de datos deben mantener su información actualizada y garantizar en todo momento, su veracidad. ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. no se hará responsable en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información entregada. El titular tiene derecho a ser informado por ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. previo a su solicitud, acerca del uso que se le ha dado a sus datos personales.

 

  1. Consultas Los titulares podrán consultar a ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. los datos personales del Titular que se tengan almacenados en las bases de datos, para esto es necesario que el solicitante o el Representante Legal acrediten previamente su identidad. Esta consulta será atendida por ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. en un término de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo de dicha solicitud. En el caso en que no fuera posible atender el requerimiento del titular en el lapso de tiempo informaremos al solicitante, expresando los motivos e indicar la fecha en la cual se atenderá su consulta, la cual no debe de ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo.

 

  1. Reclamos El titular presenta su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o suspensión de sus datos personales, la cual será atendida dentro de los quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Con el fin de asegurar la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, dejar claridad de la identidad del solicitante, número de identificación, dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quieres valer. En caso de que su solicitud o petición no cuenta con los datos y hechos suficientes que permitan a ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. darle atención de forma correcta y completa, se requiere dentro de los cinco días (5) siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que dé a conocer sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha afirmado la información solicitada, entonces ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS quien ha recibido su solicitud entiende que ha desistido de su requerimiento.

Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. Dirección: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxItagüí Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

 

  1. Función de protección de datos personales al interior de ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. como institución, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas áreas correspondientes como Comercial, Compras, Contabilidad, Administración, Sistemas actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, para el caso de empleados de ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. actúa como encargado del tratamiento la Secretaria Administrativa y Recursos Humanos. ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. designa en el área de Comercial a la Dirección Comercial, la que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara las distintas solicitudes que se reciban de los Clientes, al igual Compras a la Coordinadora de Compras con las solicitudes de los Proveedores y Contratistas, estas áreas ya mencionadas están encargadas del tratamiento, las cuales recibirán estas comunicaciones, y entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales. En el evento en que usted considere que ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Dirección de oficinas: xxxxxxxxx Itagüí, TELEFONO xxxxxxxxxx Ext xxxx CORREO ELECTRONICO DE CONTACTO: xxxxxxxxxxxxxxxxx
  2. Modificaciones de las Políticas de Privacidad. ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS. podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de estas Políticas de Privacidad y confidencialidad. Cualquier cambio será efectivo apenas sea publicado en el Sitio. Dependiendo de la naturaleza del cambio podremos anunciar el mismo a través de: (a) la página de inicio del Sitio, o (b) un email. De todas maneras, el continuo uso de nuestro Sitio implica la aceptación por parte del Usuario de los Términos de esta Política de Privacidad. Si usted no está de acuerdo con la Política de Privacidad vigente absténgase de utilizar el Sitio.
  3. Vigencia El presente manual rige a partir del 12 de septiembre de 2019 y dejara sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas o en áreas respectivas en ANTIOQUENA DE QUIMICOS SAS.

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